Рахунок EHF надсилають через програму для виставлення рахунків або вебпортал, що підтримує цей формат. Перед надсиланням перевірте номер організації клієнта та посилання в рахунку. PDF електронною поштою не є рахунком EHF, навіть якщо документ виглядає як звичайний рахунок.
Чим відрізняються EHF, PDF та eFaktura?
EHF означає Elektronisk handelsformat — електронний торговельний формат. Інформація передається як структуровані дані, які може обробити облікова система клієнта. Зазвичай ви заповнюєте поля в програмі й не мусите самостійно створювати технічний файл.
DFØ пояснює формат і передавання. DFØ — це Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, норвезьке управління державного адміністрування та фінансового управління. Документи проходять мережею Peppol через точки доступу — сервіси, що передають їх між системами.
| Рішення | Як його використовують? | Що слід уточнити? |
|---|---|---|
| Рахунок EHF | Дані надходять до облікової системи одержувача. | Чи може клієнт приймати цей формат рахунка та яке посилання вказувати. |
| PDF електронною поштою | Ви надсилаєте читабельний файл у вкладенні. | Чи приймає клієнт цей спосіб доставки. |
| eFaktura для приватного клієнта | Рахунок з’являється в інтернет-банку або платіжному застосунку. | Чи потрібне вам рішення для рахунків приватним клієнтам. |
Сервіс eFaktura пояснює отримання в інтернет-банку та платіжних застосунках. Не вибирайте його лише тому, що клієнт написав «електронний рахунок». Попросіть уточнити, чи потрібен для замовлення EHF.
Рекомендації перевірено 2 листопада 2026 року. На SamfunnPrep є інші пояснення про норвезькі послуги та роботу.
Що запитати у клієнта перед створенням рахунка?
Попросіть інструкцію з виставлення рахунків саме для вашого клієнта. Назви компанії на сайті не завжди достатньо, щоб визначити правильного юридичного одержувача.
Підготуйте такі дані:
- назву та номер організації, яка платитиме
- контактні дані особи, яка зробила замовлення
- номер замовлення, договору або інше погоджене посилання
- опис того, що ви поставили, і погоджену ціну
- строк оплати та можливі вимоги до вкладень
Також запитайте, у якому полі має бути посилання. Поля «Ваше посилання» та «номер замовлення» можуть виконувати різні функції. Номер, указаний лише у PDF-вкладенні, не обов’язково буде доступний у полі, яке використовує система клієнта.
Коли дані узгоджено, можна створити шаблон для клієнта. Але перевіряйте посилання для кожного нового завдання. Номер попереднього проєкту може не підходити для наступної поставки.
Чи потрібна нова бухгалтерська програма?
Почніть із системи, яку вже використовуєте. Запитайте постачальника, чи доступне надсилання EHF і чи потрібно його активувати. Уточніть ціну, налаштування та спосіб перевірки доставки рахунка.
Digdir описує підключення через постачальника системи або точку доступу. Digdir — це Digitaliseringsdirektoratet, норвезьке управління цифровізації. Не замовляйте окреме технічне підключення, доки не з’ясуєте, що вже входить до вашої системи.
Якщо рахунків мало, альтернативою може бути вебпортал. DFØ має перелік систем для рахунків і простих порталів. Портал дозволяє створити рахунок і передати його через точку доступу.
Перед вибором перевірте умови. Запитайте, чи можна надсилати кредит-ноти, додавати документи й отримувати копію для бухгалтерії. Перелік допомагає знайти рішення, але не гарантує, що всі вони безкоштовні або відповідають вашим потребам.
Як перевірити, чи може клієнт отримувати EHF?
Використайте номер організації клієнта для пошуку одержувача у вашій системі. Перевірте назву в результатах і підтримку рахунків. Можливості отримувати інший тип електронних документів недостатньо.
Інструкція DFØ з пошуку одержувачів показує кілька варіантів. У Peppol Directory можна шукати за назвою або номером організації. Відкрийте деталі та перевірте підтримувані типи документів. Peppol BIS billing v3.0 відповідає рахункам EHF.
Порожній результат пошуку не означає однозначного «ні». Запис у самому Peppol Directory не обов’язковий. Інформація в пошуку також може бути відсутньою або помилковою. Якщо сумніваєтеся, попросіть постачальника системи або клієнта перевірити адресу одержувача.
ELMA — електронний адресний реєстр. Він містить, зокрема, відомості про одержувачів і типи документів. Приймання також може бути зареєстроване в іншому аналогічному реєстрі мережі. Налаштуваннями зазвичай займається постачальник системи; рахунок не потрібно надсилати вкладенням до ELMA.
Які поля потрібно перевірити?
EHF змінює спосіб доставки, але не виправляє неправильний зміст. Перевірте дати, сторони, опис поставки, суми та строк оплати. Нехай програма сама призначить номер рахунка.
Інструкція Altinn щодо рахунків описує вимоги до документа. Вона також пояснює, коли після номера організації продавця потрібно вказувати MVA. EHF не встановлює окремих правил щодо того, який ПДВ слід нараховувати.
Вимоги до посилань можуть різнитися. Mattilsynet просить указувати посилання замовника в полі «Deres referanse» («Ваше посилання»). Поле номера замовлення там зазвичай має бути порожнім, окрім закупівель через закупівельний портал.
Statnett описує іншу пріоритетність: спочатку номер замовлення на закупівлю, потім номер договору або ім’я одержувача, якщо таких номерів немає. Це приклади правил окремих клієнтів, а не спільний шаблон для всіх рахунків.
Якщо інструкція незрозуміла, попросіть замовника підтвердити правильне поле. Не копіюйте номер посилання з інструкції іншого клієнта.
Що робити після надсилання?
Запишіть номер рахунка та перевірте статус або підтвердження в системі. Запитайте постачальника, що означають різні статуси. «Створено» не обов’язково означає «надіслано» або «доставлено».
Зберігайте рахунок і відповідні вкладення в межах вашого бухгалтерського обліку. Якщо клієнт каже, що рахунка немає, повідомте номер рахунка, дату й номер організації одержувача. Тоді ви зможете перевіряти одне й те саме надсилання.
Технічна доставка не гарантує, що клієнт схвалив суму або заплатив. У нього ще можуть бути запитання щодо поставки. Тому контролюйте і статус надсилання, і оплату.
Що робити, якщо рахунок відхилено або він містить помилку?
Перш ніж повторити спробу, прочитайте повідомлення про помилку. Перевірте одержувача, посилання й обов’язкові поля. Щодо технічних помилок звертайтеся до постачальника системи, а щодо замовлення або інструкції з рахунків — до клієнта.
Не надсилайте ту саму вимогу про оплату повторно різними каналами без уточнення. Спочатку попросіть допомогти з’ясувати, чи надійшов перший рахунок. Це зменшить ризик подвійного опрацювання тієї самої вимоги клієнтом.
Якщо вже надісланий рахунок потрібно виправити, можна створити кредит-ноту за звичайними правилами. Altinn пояснює, що кредит-нота має посилатися на рахунок, який вона виправляє. Якщо сумніваєтеся, уточніть практичний порядок у бухгалтера або постачальника системи.
Практичні інструменти SamfunnPrep допомагають розібратися в норвезьких послугах і термінах. Для конкретного надсилання найважливіші наступні кроки — інструкція клієнта та допомога у вашій системі виставлення рахунків.
