Et utenlandsk dokument kan trenge oversettelse, apostille eller legalisering i Norge. Kravene avhenger av mottaker, sak og utstederland. Sjekk den konkrete dokumentlisten hos UDI, Skatteetaten eller HK-dir før du bestiller noe.
Fire spørsmål før du bestiller noe
- Hvilken sak gjelder det? Familieinnvandring, registrering av ekteskap, godkjenning av utdanning og ansettelse er forskjellige prosesser.
- Hvem er mottaker? UDI, Skatteetaten, HK-dir, arbeidsgiver eller studiested kan kreve ulike bevis.
- Hvor er dokumentet utstedt? Apostille og legalisering skaffes vanligvis i utstederlandet, ikke hos norske Statsforvalteren for et utenlandsk dokument.
- Hva står det i den personlige listen? Sjekk om original, kopi, oversettelse og bekreftelse kreves, og i hvilken rekkefølge.
Det gjelder også vanlige dokumenter som fødselsattest, vigselsattest, skilsmissedokument, politiattest og vitnemål. Et dokument kan være riktig for én norsk etat, men mangle nødvendig form for en annen.
Tre ulike kontroller
| Kontroll | Hva den gjør | Hva den ikke gjør |
|---|---|---|
| Oversettelse | Gjør teksten lesbar på språket mottakeren godtar. | Bekrefter ikke alene at originalen er ekte. |
| Apostille | Bekrefter offentlig signatur, rolle og stempel etter Haag-konvensjonen. | Beviser ikke at innholdet i attesten er sant. |
| Legalisering | Gir en bekreftelseskjede for offentlige dokumenter fra land utenfor apostilleordningen. | Erstatter ikke eventuelle krav om oversettelse eller vurdering av innholdet. |
Begrepene er forklart mer generelt i SamfunnPrep-guiden om apostille og legalisering. Her er spørsmålet hvordan du gjør utenlandske dokumenter klare for bruk i Norge. Norsk Statsforvalter setter apostille på norske dokumenter for bruk i utlandet. For en utenlandsk attest må du følge ordningen i landet som utstedte attesten.
Når mottakeren er UDI
UDI har personlige sjekklister i søknadsportalen. Listen for din sak skal styre hva du leverer. Generelle sjekklister kan være veiledende, men en tidligere søkers liste er ikke nødvendigvis riktig for deg. Dette er særlig viktig ved familieinnvandring: UDI har en egen landvelger for apostille og legalisering av dokumenter. Den kan si at noen dokumenter fra et bestemt land ikke trenger apostille eller legalisering. Ikke legg til et slikt krav på egen hånd.
UDI oppgir i familieguiden at dokumenter på andre språk enn norsk eller engelsk må oversettes til ett av disse språkene av godkjent oversetter, og at oversettelsen skal vise hvem som gjorde den og når. Du må vise originale dokumenter og pass ved innlevering etter guiden, og ha kopier; krav til stempel på kopiene kan variere med om du leverer hos politiet i Norge eller i utlandet. Kontroller alltid den aktuelle landveiledningen og listen i Mine søknader. Ved andre sakstyper kan dokumentkravene være annerledes.
Eksempel: Dere søker familieinnvandring med en utenlandsk vigselsattest. Først åpner dere UDIs personlige sjekkliste og landvelgeren for dokumentets utstederland. Så undersøker dere om attesten må attesteres, om den må oversettes, og om UDI vil se originalen ved oppmøte. At ekteskapet allerede er registrert i Folkeregisteret betyr ikke at du uten videre kan hoppe over dokumentene i UDI-søknaden. Se familieinnvandringsguiden for selve oppholdskravene.
Når mottakeren er Folkeregisteret
Skatteetaten har egne krav for å registrere et ekteskap inngått i utlandet. For denne sakstypen krever de original vigselsattest med signatur og stempel, sendt på papir; elektronisk attest godtas ikke. Dokumentasjonen må være på engelsk eller et nordisk språk. Er den på et annet språk, kreves oversettelse. Skjer oversettelsen i Norge, oppgir Skatteetaten at den må utføres av statsautorisert translatør. Skjer den i utlandet, må også oversettelsen ha apostille eller legalisering. Skatteetaten skriver at utenlandsk dokumentasjon som regel må ha apostille eller legalisering, men beskriver landforskjeller og særlige vurderinger. Et stempel gjør ikke automatisk alle attester tilstrekkelige som bevis.
Dette er reglene for registrering av utenlandsk ekteskap, ikke en universell regel for alle Folkeregister-saker eller alle UDI-søknader. Skal du dokumentere fødsel, navn eller skilsmisse, finn Skatteetatens side for akkurat den registreringen. Hvis navn eller datoer ikke stemmer mellom dokumentene, ordne en forklaring eller retting før du sender inn; se guiden om navn og navneendring.
Når dokumentet er et vitnemål
Et utenlandsk vitnemål brukes ofte for jobb eller videre utdanning. HK-dir vurderer enkelte typer utenlandsk utdanning, men kravene deres følger søknaden om godkjenning, ikke UDIs landvelger for familieinnvandring. HK-dir opplyser blant annet at de ikke krever apostille på oversettelser, og at egenoversettelse eller oversettelse fra en privatperson ikke godtas. Dokumentene som lastes opp må være tydelige PDF-filer; alle sider, også baksider med tekst, skal med. Sjekk godkjenning av utenlandsk utdanning for å finne riktig godkjenningsordning.
En arbeidsgiver eller et studiested kan ha sin egen dokumentliste. Generell godkjenning fra HK-dir er heller ikke det samme som autorisasjon i et lovregulert yrke. Send derfor ikke hele pakken til feil mottaker bare fordi papirene allerede er oversatt.
Slik lager du én ryddig dokumentpakke
Lag en liten oversikt før du betaler:
| Dokument | Brukes hos | Original/kopi | Språk og oversettelse | Apostille/legalisering | Kilde sjekket |
|---|---|---|---|---|---|
| Vigselsattest | UDI familieinnvandring | Ifølge personlig liste | Ifølge UDI-listen | Sjekk utstederland i UDI-guiden | Dato og lenke |
| Samme vigselsattest | Folkeregisteret | Original på papir | Engelsk/nordisk eller påkrevd oversettelse | Skatteetatens landkrav | Dato og lenke |
| Vitnemål | HK-dir | Digital fil etter portalen | HK-dirs språkkrav | Ikke anta krav fra UDI | Dato og lenke |
Skann hele dokumentet tydelig og bevar originalen. Gi filene beskrivende navn, for eksempel vigselsattest-original-2026.pdf og vigselsattest-oversettelse-2026.pdf. Noter hvem som utstedte dokumentet, og sjekk at navn og fødselsdato stemmer med passet. Send aldri ditt eneste originaldokument til et kontor før du vet om de returnerer det og hvordan. Skatteetaten opplyser for eksempel at de returnerer original vigselsattest rekommandert.
Kilder kontrollert 2. oktober 2026. SamfunnPrep forklarer norske ordninger og har praktiske guider og verktøy. Når spørsmålet gjelder om ditt dokument blir godtatt, er det mottakeren som må svare: UDI, Skatteetaten, HK-dir eller en annen relevant instans.
