Apostille eller legalisering kan gjøre et dokument gyldig for bruk i et annet land. Riktig løsning avhenger av landet som utstedte dokumentet, landet som skal motta det, og om dokumentet er offentlig, privat eller oversatt.
Hva betyr apostille og legalisering?
Apostille og legalisering bekrefter signaturen og rollen til den som har signert dokumentet. Bekreftelsen sier ikke at innholdet i dokumentet er riktig.
Et apostillestempel er en forenklet form for legalisering. Det brukes mellom land som er med i Haag-konvensjonen om apostille. Vanlig legalisering brukes normalt når mottakerlandet ikke er med i konvensjonen.
Du kan møte kravet ved blant annet:
- fødsels- eller vigselsattest
- politiattest
- vitnemål eller karakterutskrift
- dokument fra et firma
- fullmakt eller erklæring
- oversettelse fra statsautorisert translatør
Før du bestiller noe, spør myndigheten, skolen eller arbeidsgiveren som skal motta dokumentet. De må si om de trenger original, kopi, oversettelse, apostille eller full legalisering.
På SamfunnPrep finner du også en guide om godkjenning av utenlandsk utdanning. Godkjenning vurderer utdanningen. Apostille bekrefter bare dokumentets signatur og offentlige opprinnelse.
Hvilket land har utstedt dokumentet?
Et dokument må legaliseres eller få apostille i landet der det ble utstedt. Norske myndigheter kan ikke sette norsk apostille på et utenlandsk pass, vitnemål eller annen utenlandsk attest.
Har du et utenlandsk dokument som skal brukes i Norge, må du kontakte myndighetene i utstederlandet. Prosessen kan gå gjennom landets notarius, utenriksdepartement eller annen apostillemyndighet. En norsk ambassade i utlandet kan gi informasjon, men selve bekreftelsen følger reglene i utstederlandet.
Har du et norsk dokument som skal brukes i utlandet, velger du norsk prosess. Finn først ut om mottakerlandet er med i Haag-konvensjonen. Bruk den oppdaterte landlisten som Statsforvalteren og Utenriksdepartementet lenker til.
Ikke bruk bare en gammel liste fra en blogg. Land kan bli med i konvensjonen, og enkelte mottakere kan ha egne krav.
Når bruker du apostille fra Statsforvalteren?
Bruk Statsforvalteren når et norsk dokument skal brukes i et land som er med i apostillekonvensjonen. Apostillen erstatter normalt flere trinn med ambassade og utenriksdepartement.
Statsforvalteren kan sette apostille på originaldokument eller rett kopi bekreftet av offentlig myndighet. Dokumentet må normalt ha:
- navn og tittel til den som har signert
- en ekte signatur, helst med blå penn
- embetsstempel fra offentlig organ når dette kreves
- en signatur Statsforvalteren kan kontrollere
Mange norske offentlige dokumenter kan gå direkte til Statsforvalteren når signatur og stempel er riktige. Private dokumenter må ofte først til notarius publicus.
Dokumenter til bruk i Danmark, Finland, Island eller Sverige trenger normalt ikke apostille. Statsforvalteren opplyser at en notarialbekreftelse er nok i Norden. Bekreft likevel kravet med mottakeren før du sender et viktig originaldokument.
Når trenger du vanlig legalisering?
Bruk vanlig legalisering når et norsk dokument skal til et land som ikke er med i apostillekonvensjonen. Den vanlige kjeden har opptil tre trinn.
| Trinn | Hvem | Hva blir bekreftet? |
|---|---|---|
| 1 | Notarius publicus, vanligvis tingretten | Signatur, kopi eller annet grunnlag ved behov |
| 2 | Utenriksdepartementet (UD) | At norsk signatur og stempel er ekte og autorisert |
| 3 | Mottakerlandets ambassade eller konsulat | At dokumentet kan brukes i mottakerlandet |
Noen offentlige dokumenter kan gå til UD uten notarialbekreftelse når de allerede har riktig offentlig signatur og stempel. Politattest må for eksempel være i original papirutgave med stempel og signatur.
UD sier at mottakerlandets ambassade eller konsulat må svare på om dokumentet trenger legalisering. Ambassaden kan også kreve et ekstra gebyr eller en bestemt oversettelse. Dette er ikke en norsk avgift.
Hva gjør notarius publicus?
Notarius publicus gir en offentlig bekreftelse før apostille eller legalisering når dokumentet trenger det. I Norge er det vanligvis tingretten som gjør dette.
Tingretten kan blant annet bekrefte:
- at du signerte dokumentet foran notarius
- at en kopi er lik et originaldokument
- signaturen til en statsautorisert translatør
- signaturrett for et firma
- enkelte norske originaldokumenter
Du må ofte møte med gyldig legitimasjon. For bekreftelse av din signatur må du signere foran notarius. Tingrettene bekrefter ikke alle dokumenttyper. De bekrefter aldri kopi av utenlandske dokumenter.
En notarialbekreftelse koster 336 kroner per dokument per 25. juli 2026. Sjekk aktuell pris og om tingretten krever time før du møter. Apostille hos Statsforvalteren og legalisering hos UD er gratis.
Må dokumentet oversettes først?
Mottakeren bestemmer om en oversettelse er nødvendig og hvilket språk som godtas. Apostille oversetter ikke dokumentet.
Når mottakerlandet krever oversettelse, sier UD at du skal bruke en statsautorisert translatør. Oversettelsen og en kopi av originalen må bekreftes av notarius publicus før Statsforvalteren eller UD kan bekrefte dokumentpakken.
Rekkefølgen kan variere med mottakerens regler. Spør derfor:
- Må både original og oversettelse ha bekreftelse?
- Må oversettelsen gjøres i Norge eller mottakerlandet?
- Kreves statsautorisert translatør?
- Skal dokumentene bindes sammen før apostille?
Statsforvalteren og UD oversetter ikke for publikum. Bruk Translatørportalen for å finne en statsautorisert translatør i Norge.
Hvis dokumentene gjelder et regulert helseyrke, kan du også lese om autorisasjon for helsepersonell. Autorisasjonsmyndigheten kan kreve andre dokumenter enn en ambassade.
Slik sender du dokumentet
Originale papirdokumenter må vanligvis sendes i posten eller leveres personlig. E-post, bilde av dokumentet og vanlig digital PDF blir ikke apostillert av Statsforvalteren.
Til Statsforvalteren legger du ved et følgebrev med:
- landet dokumentet skal brukes i
- adressen dokumentet skal sendes tilbake til
- telefonnummeret ditt
Tjenesten er gratis. Du kan sende per post eller levere i resepsjonen. Velg Statsforvalteren i området der du bor, og kontroller lokal adresse og åpningstid.
UD tar også imot dokumenter personlig eller i posten. Ved post må du oppgi mottakerlandet og legge ved en frankert returkonvolutt med navn og adresse. UD opplyser per 8. juli 2026 at retur i Norge kan ta opptil ti virkedager. Legg inn ekstra tid til notarius, ambassade, oversettelse og utenlandsk post.
Ikke send ditt eneste originaldokument før du har kontrollert krav, adresse og returmetode.
Vanlige feil som gir dokumentet i retur
De vanligste feilene er feil landprosess, digitalt dokument og manglende bekreftelse. Kontroller hele kjeden før du betaler for oversettelse eller post.
Unngå disse feilene:
- å sende et utenlandsk dokument til norsk Statsforvalter
- å be om apostille når mottakerlandet ikke er med i konvensjonen
- å sende e-post, utskrift av digital fil eller ubekreftet kopi
- å mangle navn, tittel, signatur eller offentlig stempel
- å sende en privat erklæring før notarius har bekreftet den
- å tro at apostille beviser at innholdet er sant
- å glemme ambassadens siste bekreftelse ved vanlig legalisering
- å bestille oversettelse uten å spørre hvilket språk og format som kreves
Dokumenter brukes ofte i flere prosesser. Se for eksempel krav til familieinnvandring, men følg alltid dokumentlisten i din egen UDI-søknad.
Er du ny i Norge, kan sjekklisten for den første uken hjelpe deg å samle ID, e-ID og andre viktige dokumentoppgaver. SamfunnPrep gir deg korte forklaringer, mens mottakeren avgjør hvilken bekreftelse som faktisk kreves.
