Fakturę EHF wysyłasz przez program do fakturowania lub portal internetowy obsługujący ten format. Przed wysłaniem sprawdź numer organizacji klienta i referencję faktury. PDF wysłany e-mailem nie jest fakturą EHF, nawet jeśli wygląda jak zwykły rachunek.
Czym różnią się EHF, PDF i eFaktura?
EHF oznacza Elektronisk handelsformat, czyli elektroniczny format handlowy. Informacje są przesyłane jako uporządkowane dane, które może przetworzyć system księgowy klienta. Zwykle wypełniasz pola w programie; nie musisz samodzielnie tworzyć pliku technicznego.
DFØ wyjaśnia format i przesyłanie. DFØ to Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, norweska dyrekcja administracji i zarządzania finansami. Dokumenty przechodzą przez sieć Peppol za pośrednictwem punktów dostępu, czyli usług przekazujących je między systemami.
| Rozwiązanie | Jak jest używane? | Co należy ustalić? |
|---|---|---|
| Faktura EHF | Dane trafiają do systemu księgowego odbiorcy. | Czy klient może odbierać ten format faktury i jakiej referencji użyć. |
| PDF e-mailem | Wysyłasz czytelny plik jako załącznik. | Czy klient akceptuje ten sposób dostarczenia. |
| eFaktura dla klienta prywatnego | Rachunek pojawia się w bankowości internetowej lub aplikacji płatniczej. | Czy potrzebujesz rozwiązania do rachunków dla klientów prywatnych. |
Usługa eFaktura wyjaśnia odbiór w bankowości internetowej i aplikacjach płatniczych. Nie wybieraj tej usługi tylko dlatego, że klient napisał „faktura elektroniczna”. Poproś o sprecyzowanie, czy zamówienie wymaga EHF.
Poradnik sprawdzono 2 listopada 2026 roku. W SamfunnPrep znajdziesz więcej wyjaśnień o norweskich usługach i pracy.
O co zapytać klienta przed wystawieniem faktury?
Poproś o instrukcję fakturowania dotyczącą właśnie tego klienta. Nazwa firmy na stronie internetowej nie zawsze wystarcza do wskazania właściwego odbiorcy prawnego.
Przygotuj następujące informacje:
- nazwę i numer organizacji podmiotu, który zapłaci
- dane kontaktowe osoby składającej zamówienie
- numer zamówienia, umowy lub inną uzgodnioną referencję
- opis dostarczonych towarów lub wykonanej usługi i uzgodnioną cenę
- termin płatności i ewentualne wymagania dotyczące załączników
Zapytaj także, w którym polu wpisać referencję. „Wasza referencja” i „numer zamówienia” mogą pełnić różne funkcje. Numer umieszczony wyłącznie w załączniku PDF niekoniecznie jest dostępny w polu używanym przez system klienta.
Po ustaleniu danych możesz stworzyć szablon klienta. Mimo to sprawdzaj referencję przy każdym nowym zleceniu. Numer poprzedniego projektu może być niewłaściwy przy następnej dostawie.
Czy potrzebujesz nowego programu księgowego?
Zacznij od systemu, którego już używasz. Zapytaj dostawcę, czy wysyłanie EHF jest dostępne i wymaga aktywacji. Poproś o wyjaśnienie ceny, konfiguracji oraz sposobu sprawdzania dostarczenia faktury.
Digdir opisuje połączenie przez dostawcę systemu lub punkt dostępu. Digdir to Digitaliseringsdirektoratet, norweska dyrekcja cyfryzacji. Nie zamawiaj osobnego połączenia technicznego, zanim nie ustalisz, co już obejmuje Twój system.
Jeśli wysyłasz niewiele faktur, alternatywą może być portal internetowy. DFØ udostępnia listę systemów fakturowania i prostych portali. Portal pozwala utworzyć fakturę i przekazać ją przez punkt dostępu.
Sprawdź warunki przed wyborem. Zapytaj, czy możesz wysyłać dokumenty kreditnota, czyli noty kredytowe, dołączać dokumenty i pobierać kopię do księgowości. Lista pomaga znaleźć rozwiązania, ale nie obiecuje, że wszystkie są bezpłatne lub odpowiednie dla Ciebie.
Jak sprawdzić, czy klient może odbierać EHF?
Użyj numeru organizacji klienta w wyszukiwarce odbiorców w systemie. Sprawdź wyświetloną nazwę i obsługę faktur. Możliwość odbierania innego rodzaju dokumentu elektronicznego nie wystarcza.
Instrukcja DFØ dotycząca wyszukiwania odbiorców przedstawia kilka możliwości. W Peppol Directory można wyszukiwać według nazwy lub numeru organizacji. Otwórz szczegóły i sprawdź obsługiwane rodzaje dokumentów. Peppol BIS billing v3.0 odpowiada fakturze EHF.
Brak wyników nie oznacza pewnej odpowiedzi „nie”. Wpis w samym Peppol Directory nie jest obowiązkowy. Informacji w wyszukiwarce może też brakować lub mogą być błędne. W razie wątpliwości poproś dostawcę systemu albo klienta o sprawdzenie adresu odbiorcy.
ELMA jest elektronicznym rejestrem adresów. Zawiera między innymi informacje o odbiorcach i rodzajach dokumentów. Odbiór może być również zarejestrowany w innym równoważnym rejestrze w sieci. Konfiguracją zwykle zajmuje się dostawca systemu; nie wysyłasz faktury jako załącznika do ELMA.
Które pola należy sprawdzić?
EHF zmienia sposób dostarczenia, ale nie poprawia błędnej treści. Sprawdź daty, strony, opis dostawy, kwoty i termin płatności. Pozwól programowi nadać numer faktury.
Poradnik Altinn dotyczący faktur opisuje wymagania dla dokumentu. Wyjaśnia też, kiedy po numerze organizacji sprzedawcy musi pojawić się MVA. EHF nie jest osobną zasadą określającą, jaki VAT należy naliczyć.
Wymagania dotyczące referencji mogą się różnić. Mattilsynet wymaga referencji zamawiającego w polu „Deres referanse” („Wasza referencja”). Pole numeru zamówienia powinno tam zwykle pozostać puste, z wyjątkiem zakupów przez portal zakupowy.
Statnett opisuje inną kolejność: najpierw numer zamówienia zakupu, następnie numer umowy albo imię i nazwisko odbiorcy, jeśli takich numerów brakuje. To przykłady zasad konkretnych klientów, a nie wspólny wzór dla wszystkich faktur.
Jeśli instrukcja jest niejasna, poproś zamawiającego o potwierdzenie właściwego pola. Nie kopiuj numeru referencyjnego z poradnika innego klienta.
Co zrobić po wysłaniu?
Zapisz numer faktury i sprawdź status lub potwierdzenie w narzędziu. Zapytaj dostawcę, co oznaczają poszczególne statusy. „Utworzono” nie musi oznaczać „wysłano” ani „dostarczono”.
Zachowaj fakturę i odpowiednie załączniki w ramach prowadzenia księgowości. Jeśli klient twierdzi, że rachunku brakuje, podaj numer faktury, datę i numer organizacji odbiorcy. Dzięki temu możecie sprawdzić tę samą wysyłkę.
Techniczne dostarczenie nie gwarantuje, że klient zatwierdził kwotę lub zapłacił. Nadal może mieć pytania dotyczące dostawy. Śledź więc zarówno status wysyłki, jak i rozliczenie płatności.
Co zrobić, gdy faktura zostanie odrzucona lub jest błędna?
Przeczytaj komunikat błędu przed kolejną próbą. Sprawdź odbiorcę, referencję i obowiązkowe pola. W sprawie błędów technicznych skontaktuj się z dostawcą systemu, a w sprawie zamówienia lub instrukcji fakturowania — z klientem.
Nie wysyłaj tego samego żądania zapłaty ponownie kilkoma kanałami bez wyjaśnienia sytuacji. Najpierw poproś o pomoc w ustaleniu, czy pierwsza faktura dotarła. Zmniejszysz ryzyko, że klient przetworzy to samo żądanie dwukrotnie.
Jeśli trzeba poprawić już wysłaną fakturę, możesz wystawić dokument kreditnota zgodnie ze zwykłymi zasadami. Altinn wyjaśnia, że musi on odwoływać się do faktury, którą koryguje. W razie wątpliwości ustal sposób postępowania z księgowym lub dostawcą systemu.
Praktyczne narzędzia SamfunnPrep mogą pomóc w zrozumieniu norweskich usług i pojęć. Przy konkretnej wysyłce najważniejsze kolejne kroki to instrukcja fakturowania klienta i pomoc dostępna w Twoim systemie.
