Apostille lub legalizacja może sprawić, że dokument będzie ważny do użycia w innym kraju. Właściwe rozwiązanie zależy od kraju, który wydał dokument, kraju, który ma go otrzymać, oraz od tego, czy dokument jest urzędowy, prywatny czy przetłumaczony.
Co oznaczają apostille i legalizacja?
Apostille i legalizacja potwierdzają podpis oraz funkcję osoby, która podpisała dokument. Poświadczenie nie oznacza, że treść dokumentu jest prawidłowa.
Pieczęć apostille jest uproszczoną formą legalizacji. Stosuje się ją między krajami będącymi stronami konwencji haskiej o apostille. Zwykłą legalizację stosuje się zazwyczaj, gdy kraj odbiorcy nie jest stroną konwencji.
Wymóg ten możesz spotkać między innymi przy:
- akcie urodzenia lub małżeństwa
- zaświadczeniu o niekaralności
- dyplomie lub wykazie ocen
- dokumencie firmy
- pełnomocnictwie lub oświadczeniu
- tłumaczeniu od tłumacza upoważnionego przez państwo
Zanim cokolwiek zamówisz, zapytaj urząd, szkołę lub pracodawcę, który ma otrzymać dokument. Muszą oni wskazać, czy potrzebują oryginału, kopii, tłumaczenia, apostille czy pełnej legalizacji.
W SamfunnPrep znajdziesz też przewodnik dotyczący uznawania zagranicznego wykształcenia. Uznanie ocenia wykształcenie. Apostille potwierdza tylko podpis dokumentu i jego urzędowe pochodzenie.
Który kraj wydał dokument?
Dokument musi zostać zalegalizowany lub otrzymać apostille w kraju, w którym go wydano. Władze norweskie nie mogą umieścić norweskiego apostille na zagranicznym paszporcie, dyplomie ani innym zagranicznym zaświadczeniu.
Jeżeli masz zagraniczny dokument, który ma być używany w Norwegii, musisz skontaktować się z władzami kraju wydania. Proces może przebiegać przez notariusza w tym kraju, ministerstwo spraw zagranicznych lub inny organ apostille. Ambasada norweska za granicą może udzielić informacji, ale samo poświadczenie podlega zasadom kraju wydania.
Jeżeli masz norweski dokument, który ma być używany za granicą, wybierz norweską procedurę. Najpierw ustal, czy kraj odbiorcy jest stroną konwencji haskiej. Korzystaj z aktualnej listy krajów, do której odsyłają Statsforvalteren i Utenriksdepartementet.
Nie korzystaj wyłącznie ze starej listy z bloga. Kraje mogą przystępować do konwencji, a niektórzy odbiorcy mogą mieć własne wymagania.
Kiedy stosować apostille od Statsforvalteren?
Skorzystaj z Statsforvalteren, gdy norweski dokument ma być używany w kraju będącym stroną konwencji apostille. Apostille zwykle zastępuje kilka etapów w ambasadzie i ministerstwie spraw zagranicznych.
Statsforvalteren może umieścić apostille na oryginalnym dokumencie lub na wiernej kopii potwierdzonej przez organ publiczny. Dokument powinien zwykle zawierać:
- imię i stanowisko osoby, która podpisała dokument
- prawdziwy podpis, najlepiej niebieskim długopisem
- pieczęć urzędową organu publicznego, gdy jest wymagana
- podpis, który Statsforvalteren może sprawdzić
Wiele norweskich dokumentów urzędowych można wysłać bezpośrednio do Statsforvalteren, gdy podpis i pieczęć są prawidłowe. Dokumenty prywatne często muszą najpierw trafić do notarius publicus.
Dokumenty do użycia w Danmark, Finland, Island lub Sverige zwykle nie potrzebują apostille. Statsforvalteren informuje, że w Norden wystarcza poświadczenie notarialne. Mimo to potwierdź wymóg z odbiorcą przed wysłaniem ważnego oryginału.
Kiedy potrzebujesz zwykłej legalizacji?
Stosuj zwykłą legalizację, gdy norweski dokument ma trafić do kraju, który nie jest stroną konwencji apostille. Zwykły łańcuch ma do trzech etapów.
| Etap | Kto | Co zostaje potwierdzone? |
|---|---|---|
| 1 | Notarius publicus, zwykle tingretten | Podpis, kopia lub inna podstawa w razie potrzeby |
| 2 | Utenriksdepartementet (UD) | Że norweski podpis i pieczęć są prawdziwe i upoważnione |
| 3 | Ambasada lub konsulat kraju odbiorcy | Że dokument może być używany w kraju odbiorcy |
Niektóre dokumenty urzędowe mogą trafić do UD bez poświadczenia notarialnego, jeśli mają już właściwy podpis urzędowy i pieczęć. Na przykład zaświadczenie o niekaralności musi być w oryginalnej wersji papierowej z pieczęcią i podpisem.
UD podaje, że ambasada lub konsulat kraju odbiorcy musi odpowiedzieć, czy dokument potrzebuje legalizacji. Ambasada może też wymagać dodatkowej opłaty lub określonego tłumaczenia. Nie jest to opłata norweska.
Co robi notarius publicus?
Notarius publicus wydaje urzędowe poświadczenie przed apostille lub legalizacją, gdy dokument go potrzebuje. W Norwegii zwykle robi to tingretten.
Tingretten może między innymi potwierdzić:
- że podpisałeś dokument przed notarius
- że kopia jest zgodna z dokumentem oryginalnym
- podpis tłumacza upoważnionego przez państwo
- prawo do podpisu w imieniu firmy
- niektóre norweskie dokumenty oryginalne
Często musisz stawić się z ważnym dokumentem tożsamości. Aby poświadczyć swój podpis, musisz podpisać dokument przed notarius. Tingrettene nie poświadczają wszystkich rodzajów dokumentów. Nigdy nie potwierdzają kopii zagranicznych dokumentów.
Poświadczenie notarialne kosztuje 336 kroner za dokument na dzień 25. juli 2026. Sprawdź aktualną cenę i czy tingretten wymaga umówienia wizyty przed przyjściem. Apostille w Statsforvalteren i legalizacja w UD są bezpłatne.
Czy dokument należy najpierw przetłumaczyć?
Odbiorca decyduje, czy tłumaczenie jest potrzebne i jaki język jest akceptowany. Apostille nie tłumaczy dokumentu.
Gdy kraj odbiorcy wymaga tłumaczenia, UD podaje, że należy korzystać z tłumacza upoważnionego przez państwo. Tłumaczenie i kopia oryginału muszą zostać poświadczone przez notarius publicus, zanim Statsforvalteren lub UD będą mogły poświadczyć pakiet dokumentów.
Kolejność może się różnić zależnie od zasad odbiorcy. Zapytaj więc:
- Czy zarówno oryginał, jak i tłumaczenie muszą mieć poświadczenie?
- Czy tłumaczenie ma być wykonane w Norwegii czy w kraju odbiorcy?
- Czy wymagany jest tłumacz upoważniony przez państwo?
- Czy dokumenty należy połączyć przed apostille?
Statsforvalteren i UD nie tłumaczą dla ogółu. Skorzystaj z Translatørportalen, aby znaleźć w Norwegii tłumacza upoważnionego przez państwo.
Jeśli dokumenty dotyczą regulowanego zawodu medycznego, możesz też przeczytać o autoryzacji personelu medycznego. Organ autoryzacyjny może wymagać innych dokumentów niż ambasada.
Jak wysłać dokument
Oryginalne dokumenty papierowe zwykle należy wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście. Statsforvalteren nie nadaje apostille wiadomościom e-mail, zdjęciom dokumentu ani zwykłym cyfrowym plikom PDF.
Do dokumentu wysyłanego do Statsforvalteren dołącz pismo przewodnie zawierające:
- kraj, w którym dokument ma być używany
- adres, na który dokument ma zostać odesłany
- swój numer telefonu
Usługa jest bezpłatna. Możesz wysłać dokument pocztą lub dostarczyć go do recepcji. Wybierz Statsforvalteren w obszarze, w którym mieszkasz, i sprawdź lokalny adres oraz godziny otwarcia.
UD również przyjmuje dokumenty osobiście lub pocztą. Wysyłając pocztą, musisz podać kraj odbiorcy i dołączyć opłaconą kopertę zwrotną z imieniem i adresem. UD informuje na dzień 8. juli 2026, że zwrot na terenie Norwegii może potrwać do dziesięciu dni roboczych. Dodaj dodatkowy czas na notarius, ambasadę, tłumaczenie i pocztę zagraniczną.
Nie wysyłaj jedynego oryginalnego dokumentu, zanim nie sprawdzisz wymagań, adresu i sposobu zwrotu.
Typowe błędy powodujące zwrot dokumentu
Najczęstsze błędy to niewłaściwa procedura kraju, dokument cyfrowy i brak poświadczenia. Sprawdź cały łańcuch przed zapłaceniem za tłumaczenie lub pocztę.
Unikaj tych błędów:
- wysyłania zagranicznego dokumentu do norweskiego Statsforvalter
- proszenia o apostille, gdy kraj odbiorcy nie jest stroną konwencji
- wysyłania e-maila, wydruku pliku cyfrowego lub niepoświadczonej kopii
- braku imienia, stanowiska, podpisu lub pieczęci urzędowej
- wysyłania prywatnego oświadczenia, zanim notarius je poświadczy
- przekonania, że apostille dowodzi prawdziwości treści
- zapomnienia o ostatnim poświadczeniu ambasady przy zwykłej legalizacji
- zamawiania tłumaczenia bez pytania o wymagany język i format
Dokumenty są często używane w kilku procesach. Zobacz na przykład wymagania dotyczące łączenia rodzin, ale zawsze stosuj listę dokumentów we własnym wniosku UDI.
Jeśli jesteś nowy w Norwegii, lista kontrolna na pierwszy tydzień może pomóc Ci zebrać ID, e-ID i inne ważne zadania dotyczące dokumentów. SamfunnPrep daje krótkie wyjaśnienia, ale odbiorca decyduje, jakie poświadczenie jest rzeczywiście wymagane.
