برای راه‌اندازی انجمن، ابتدا باید آن را تأسیس و مقررات فعالیتش را تصویب کنید. سپس می‌توانید آن را در Enhetsregisteret ثبت کنید و شماره سازمان بگیرید. ثبت در Frivillighetsregisteret فرایندی جداگانه با شرایط خاص خود است؛ این ثبت بهطور خودکار پول یا حمایت مالی به همراه ندارد.
آیا انجمن برای کاری که می‌خواهید انجام دهید مناسب است؟
انجمن زمانی مناسب است که اعضا بخواهند برای هدفی مشترک، مثلاً یک فعالیت فرهنگی محلی، کار کنند. اعضا انجمن را اداره می‌کنند، اما هرکدام مالک سهمی از آن نیستند. Brønnøysundregistrene این ساختار را selveiende sammenslutning توصیف می‌کند؛ یعنی تشکلی که مالک دارایی‌های خودش است.
اگر قرار است شرکت‌کنندگان مالک دارایی باشند و سود را میان خود تقسیم کنند، باید شکل سازمانی دیگری را بررسی کنید. پیش از شروع فرم‌ها، توضیح Brønnøysundregistrene درباره ماهیت انجمن را بخوانید.
ابتدا درباره کاری که می‌خواهید انجام دهید، مخاطبان فعالیت و کسانی که می‌خواهند عضو شوند صحبت کنید. داشتن نام و گروه در شبکه‌های اجتماعی با تصمیم‌های مستند درباره شیوه اداره انجمن یکسان نیست.
اگر ترجیح می‌دهید در فعالیتی موجود شرکت کنید، راهنمای SamfunnPrep درباره کار داوطلبانه و dugnad به شما کمک می‌کند. این مقاله درباره تأسیس انجمن جدید است؛ اطلاعات ثبت‌ها در ۲ نوامبر ۲۰۲۶ میلادی بررسی شده‌اند.
چگونه انجمن را تأسیس میکنید؟
باید جلسه تأسیس با حضور دستکم دو نفر بهعنوان مؤسس برگزار کنید. انجمن باید پیش از ثبت تأسیس شده باشد. صورتجلسه این نشست، سند تأسیس است.
در جلسه باید درباره شیوه فعالیت انجمن تصمیم بگیرید و اساسنامه را تصویب کنید. اساسنامه مقرراتی است که اعضا باید رعایت کنند. می‌توانید از نمونه‌های تأسیس Brønnøysundregistrene استفاده کنید، اما آن‌ها را با وضعیت واقعی انجمن خود تطبیق دهید.
یک دستور جلسه کاربردی این است که هدف، نام و پیش‌نویس اساسنامه را بررسی کنید و طبق مقرراتی که تصویب میکنید هیئتمدیره را انتخاب کنید. مطمئن شوید صورتجلسه تصمیم‌ها را روشن بیان می‌کند. نگذارید مدارک مختلف نام‌ها یا ترکیب‌های متفاوتی برای هیئتمدیره ذکر کنند.
اگر انجمن از قبل تأسیس شده است، فقط برای ثبت، تاریخ تأسیس تازه‌ای تعیین نکنید. اگر سند قدیمی تأسیس موجود نیست، Brønnøysundregistrene توضیح میدهد چه مدارک دیگری می‌توانند وجود انجمن را ثابت کنند؛ از جمله صورتجلسه مجمع سالانه.
اساسنامه بهتر است چه مواردی را دربرگیرد؟
اساسنامه باید امکان حل مسائل معمول را بدون حدس‌زدن فراهم کند. چه کسی می‌تواند عضو شود؟ هیئتمدیره چگونه انتخاب میشود؟ مقررات چگونه تغییر می‌کنند و اگر فعالیت انجمن پایان یابد چه اتفاقی می‌افتد؟
راهنمای Brønnøysundregistrene درباره اساسنامه توصیه می‌کند، از جمله، نام، هدف، مقررات هیئتمدیره و مجمع سالانه، رابطه اعضا با انجمن، تغییر اساسنامه و انحلال درج شود. همچنین باید مشخص باشد که انجمن مالک دارایی‌های خودش است.
مجمع سالانه جلسه‌ای است که اعضا در آن طبق اساسنامه تصمیم می‌گیرند، از جمله درباره انتخابات. هیئتمدیره بین جلسات امور انجمن را پیگیری می‌کند. مقرراتی بنویسید که می‌فهمید و واقعاً می‌توانید به کار ببرید؛ الگو نقطه شروع است، نه شرح تصمیم‌هایی که قبلاً گرفته‌اید.
برای یک انجمن فرهنگی محلی تازه، این پرسش می‌تواند مفید باشد: «اگر بعضی افراد نقل‌مکان کنند، چگونه هیئتمدیره جدید انتخاب می‌کنیم؟» پاسخ باید در مقررات و تصمیم‌های شما باشد. این مثال یک پرسش برای برنامه‌ریزی است، نه الزام دولتی اضافه برای ارائه مدرک.
برای Enhetsregisteret به چه چیزهایی نیاز دارید؟
شماره سازمان را از طریق ثبت در Enhetsregisteret دریافت میکنید. از فرم «Registrering i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret» در Altinn استفاده میکنید که Brønnøysundregistrene در راهنمای خود به آن پیوند داده است. بسیاری از انجمن‌ها داوطلبانه ثبت می‌شوند؛ از جمله به این دلیل که بانک‌ها هنگام افتتاح حساب اغلب این شماره را می‌خواهند.
در بعضی موارد ثبت الزامی است. برای مثال، اگر انجمن کارمند دارد، باید مالیات بر ارزش افزوده بپردازد یا قرار است در Foretaksregisteret یا Frivillighetsregisteret ثبت شود. Brønnøysundregistrene الزام ثبت را توضیح میدهد.
هنگام نخستین ثبت باید سند تأسیس و اساسنامه را پیوست کنید. درباره انتخاب هیئتمدیره، در فرم اعلام میکنید که هیئتمدیره به‌درستی انتخاب شده و صورت‌جلسه‌ای وجود دارد که آخرین ترکیب منتخب را نشان میدهد. Brønnøysundregistrene ممکن است هنگام بررسی آن صورتجلسه را بخواهد.
پیش از بازکردن فرم، این موارد را آماده کنید:
| آماده داشته باشید | چه چیزی را بررسی میکنید |
|---|---|
| سند تأسیس | اینکه سند، تأسیس انجمن را نشان میدهد |
| اساسنامه | اینکه نام و مقررات با تصمیم‌های تصویب‌شده شما مطابقت دارند |
| صورتجلسه انتخاب هیئتمدیره | اینکه وجود دارد و اطلاعات ارسالی را تأیید می‌کند |
| اطلاعات هیئتمدیره | اینکه همه اعضای هیئتمدیره و اعضای علی‌البدل درج شده‌اند |
الزامات به‌روز پیوست‌ها را رعایت کنید. فرم باید امضا هم بشود. تصور نکنید ذخیره یک پیش‌نویس یعنی درخواست ثبت ارسال شده و رسیدگی به آن پایان یافته است.
چگونه هیئتمدیره و حق امضا را اعلام میکنید؟
Brønnøysundregistrene رئیس هیئتمدیره، اعضای هیئتمدیره و اعضای علی‌البدل را ثبت می‌کند. عنوان‌های داخلی مانند خزانه‌دار یا دبیر، در این ثبت دسته‌های جداگانه‌ای از سمت‌های هیئتمدیره نیستند. اگر خزانه‌دار به عضویت هیئتمدیره انتخاب شده، بهعنوان عضو هیئتمدیره اعلام میشود.
پرسش‌های رسمی درباره ثبت توضیح میدهد چه اطلاعات هویتی لازم است و هیئتمدیره چگونه باید اعلام شود. اگر درباره سمتی مطمئن نیستید، از آن استفاده کنید. عضو منتخب را فقط به این دلیل که عنوان داخلی او در فرم نیست حذف نکنید.
حق امضا با حق استفاده از حساب بانکی فرق دارد. حق امضا ممکن است به فرد اجازه دهد در موقعیتهای گوناگون از طرف انجمن تعهد ایجاد کند. چنین حقی را فقط به این دلیل که کسی قرار است قبض‌ها را بپردازد ثبت نکنید. دسترسی به حساب را با بانک هماهنگ میکنید.
اگر حق امضا را اعلام میکنید، باید تصمیم معتبری وجود داشته باشد که با اطلاعات اعلام‌شده سازگار است. از جمله باید روشن باشد که این حق بهتنهایی اعمال میشود یا همراه با دیگران.
آیا در Frivillighetsregisteret هم ثبت میکنید؟
این ثبت برای انجمن‌هایی مناسب است که شرایط فعالیت داوطلبانه را دارند. انجمن باید از قبل همراه با هیئتمدیره در Enhetsregisteret ثبت شده، غیرانتفاعی باشد و سایر شرایط را داشته باشد. اکثریت هیئتمدیره نمی‌تواند از افرادی تشکیل شود که به دلیل داشتن سمت‌های عمومی به این نقش‌ها انتخاب شده‌اند.
ثبت رایگان است. پیش از درخواست، شرایط و گزینه‌های Frivillighetsregisteret را بخوانید. دو انتخاب به‌راحتی با هم اشتباه می‌شوند:
- پیوست‌کردن اساسنامه: هنگام درخواست ضروری است. ثبت خود اساسنامه، انتخابی جداگانه و داوطلبانه است. اگر ثبت آن را انتخاب کنید، هر بار که تغییر می‌کند باید اساسنامه به‌روز را بفرستید.
- پذیرفتن داوطلبانه تعهد ارسال صورت‌های مالی: اگر این گزینه را انتخاب کنید، باید هر سال صورت‌های مالی را به Regnskapsregisteret بفرستید. بدون درک مسئولیت‌های بعدی، این گزینه را علامت نزنید.
ثبت ممکن است شرط درخواست کمکهزینه یا جبران مالیات بر ارزش افزوده باشد. این به معنی پذیرفته‌شدن درخواست نیست.
آیا انجمن بهطور خودکار Grasrotandelen دریافت می‌کند؟
خیر. باید برای مشارکت درخواست بدهید و شرایط جداگانه‌ای را داشته باشید. Lotteri- og stiftelsestilsynet شرایط دریافت‌کنندگان Grasrotandelen را توضیح میدهد؛ از جمله فعالیت داوطلبانه، هدف عام‌المنفعه، فعالیت محلی یا منطقه‌ای و حساب بانکی ثبت‌شده.
پس ممکن است انجمن ثبت شده باشد، اما برای Grasrotandelen تأیید نشده باشد. پیش از اینکه در بودجه روی درآمد آن حساب کنید، وضعیت این برنامه را روشن کنید.
در پایان، کارهای عملی را تقسیم کنید: چه کسی پرونده ثبت را پیگیری می‌کند، چه کسی مدارک را نگه می‌دارد و چه کسی شرایط بانک را بررسی می‌کند؟ SamfunnPrep همچنین ابزارهای کاربردی برای زندگی روزمره در نروژ دارد. برای پرسش درباره یک ثبت مشخص، با Brønnøysundregistrene تماس بگیرید.
